Configurar la factura electrónica de venta permite establecer los parámetros necesarios para emitir correctamente tus facturas electrónicas de forma segura y conforme a los requisitos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Se realiza cuando se crea o ajusta el tipo de comprobante que utilizarás en tus ventas, con el fin de asegurar que la numeración, la resolución, la visualización y el envío de los documentos funcionen adecuadamente desde el inicio.
Para realizar la configuración, sigue estos pasos:
1. Dirígete al ícono de Configuración 
, selecciona Ventas y en la sección Documentos, haz clic en Facturas de ventas / Ingresos.
2. Busca el comprobante que deseas configurar y haz clic en Editar.
Para crear un nuevo comprobante, selecciona el botón Crear nuevo tipo de comprobante 
y en la ventana que se abre, elige Factura electrónica.
3. Selecciona el tipo de documento que vas a configurar: Factura electrónica y asegúrate de que se encuentre activo.
4. Configura los datos principales de la factura electrónica:
- Código del comprobante: ingresa un código que permita identificar el tipo de comprobante; este número no se reporta a la DIAN.
- Nombre del comprobante: digita el nombre con el que se reconocerá el tipo de comprobante.
5. Realiza la configuración de la factura electrónica:
- Tipo de factura electrónica: selecciona la opción “Factura electrónica de venta”.
- Próximo número del comprobante: muestra el consecutivo que utilizará el sistema al momento de generar una factura electrónica con este tipo de comprobante. Si necesitas iniciar con un consecutivo específico, puedes modificarlo.
- Numeración automática: este campo se encuentra marcado de forma predeterminada y asigna el consecutivo automáticamente durante la elaboración del documento. Al desmarcarlo, será necesario asignar el consecutivo de forma manual.
- Configurar resolución
: aparecerá una ventana donde encontrarás el enlace para consultar cómo autorizar una resolución de facturación o habilitar los rangos de numeración y asociar prefijos o rangos de numeración de facturación en la DIAN.
Luego, haz clic en el botón Siguiente 
.
En esta pantalla se visualizan todas las resoluciones que se encuentran disponibles para su asociación, incluida la que está relacionada con el tipo de documento que se está creando o editando.
Busca la resolución por su numeración. Si no aparece, presiona el botón Actualizar 
para consultar las resoluciones sincronizadas en la plataforma tecnológica y selecciona Asociar 
.
Importante: recuerda que solo podrás asociar numeraciones en las que el prefijo no termine en número, que la resolución no esté asociada a otro comprobante y que esté vigente.
Presiona Guardar 
. El sistema te notificará que la numeración ha sido asociada y actualizará la información.
- Sector comercial: puedes habilitar el manejo para empresas del sector salud, transporte de carga y sector cambiario.
- Ingresos para terceros: marca este campo para elaborar facturas electrónicas con ingresos para terceros.
- Documentos de referencia: selecciona si requieres habilitar el uso de orden de compra / pedido y orden de entrega / despacho.
6. Define las siguientes secciones en las configuraciones adicionales:
Datos complementarios
- Habilitar cruce de remisiones: al marcar esta opción puedes asociar varias remisiones en una misma factura.
- Incluir decimales: este parámetro automáticamente se activará y se bloqueará para que no se pueda desmarcar; esto con el fin de prevenir errores de envío ante la DIAN.
- Activar vendedores por ítem: te permite asignar un vendedor por ítem en la elaboración de la factura de venta.
- Habilitar copagos / anticipos: para las empresas que necesiten manejar procesos con copagos y/o anticipos.
Descuentos y otros
- Tipo de descuento por ítem: selecciona si vas a manejar el descuento por porcentaje o por valor.
Retenciones
Puedes habilitar los impuestos de retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto de Industria y Comercio (ICA) y autorretención, los cuales se visualizarán y tendrán efecto tanto en la elaboración como en la vista preliminar y la impresión del documento.
7. Revisa la configuración de impresión y envío:
Formato de impresión
- Formato: define el diseño que el programa tendrá en cuenta para realizar la impresión de la factura.
- Configurar columnas
: puedes seleccionar y ordenar las columnas que se mostrarán en el detalle del documento. - Ver formato: mostrará la imagen del formato seleccionado. La imagen que se visualiza es estándar y no contendrá la información de la empresa ni las columnas configuradas.
Detalles del documento
- Ciudad, Dirección y Teléfono: confirma los datos de la empresa.
- Observaciones: agrega comentarios adicionales fijos que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntos: puedes incorporar imágenes, videos o archivos que sean necesarios para mayor detalle de la factura de venta que será generada.
Importante: al enviar la factura electrónica al correo electrónico del cliente se genera automáticamente el asunto, según el tipo de documento y su estado.
8. Una vez definas todos los datos, haz clic en el botón Guardar y aparecerá una notificación que confirmará que el comprobante ha sido creado.
Importante: es posible definir varios tipos de factura y cada uno de ellos con sus parámetros propios e independientes.
¡Listo! Con este proceso podrás realizar la configuración de tu factura electrónica.
