La impresión y envió masivo de comprobantes es una funcionalidad que te permite generar el envío de comprobantes electrónicos y no electrónicos, esto con el fin de minimizar tiempo y garantizar mayor agilidad al momento de realizar la impresión y el envío de los documentos.
Para utilizar esta opción, puedes hacer uso de las siguientes rutas:
1. Te diriges al módulo Ventas y seleccionas la pestaña Impresión y envío masivo.
2. Vas por la opción Reportes – Ventas – Ventas – Impresión y envío masivo de comprobantes.
Una vez ingreses a esta opción puedes definir algunos filtros o criterios de búsqueda, los cuales se describen a continuación:
- Clientes: puedes consultar un cliente en específico digitando los datos del mismo o por medio de la lupa.
- Comprobante: El programa permite seleccionar el o los tipos de documentos sobre los cuales se requiere conocer la información.
- Fecha de elaboración: Es necesario seleccionar el año y el mes sobre el cual se va a consultar la información.
- Envío a la DIAN: defines el estado en el que requieras ver los comprobantes.
- Envío por mail: seleccionas el estado que desees consultar o puedes dejar el filtro todos.
Una vez definidos los criterios das clic en el botón 
y allí el sistema lista todos los comprobantes de acuerdo a los parámetros asignados:
Aquí visualizarás el tipo de transacción, el número del comprobante, la fecha de elaboración, los datos del cliente, si fue enviado por email y el estado de envío a la DIAN, donde encontrarás seis estados diferentes, te explicamos cada uno:
1. No enviado: corresponde a los documentos electrónicos que se crearon, se guardaron, pero no se han enviado a la DIAN.
2. No aplica: hace referencia a los documentos no electrónicos.
3. Rechazado: son los documentos electrónicos que se enviaron a la DIAN, pero tienen algún rechazo y por ende no quedaron aprobados. Aquí aparecerá la opción “Ver detalle” para que puedas consultar el motivo de rechazo y corregirlo para su reenvío.
4. Aceptado: aparecerá en los documentos electrónicos que se enviaron y fueron aprobados.
5. Fallido: estos documentos electrónicos presentan error en el envío a la DIAN, aquí aparecerá la opción “Ver detalle” para que consultes el motivo de la inconsistencia.
6. Fecha inválida: son los documentos electrónicos que están pendientes por enviar a la DIAN y tienen una fecha de elaboración distinta a la del día actual para su envío, en este caso es necesario que ingreses al comprobante, modifiques la fecha y lo envíes a la DIAN.
También puedes marcar uno de estos comprobantes y dar clic en 
, se abrirá la siguiente ventana:
La cual indica que para los documentos que lo requieran, se cambiará la fecha de elaboración por la del día actual en el que se realizará el envío, con el fin de evitar rechazos por parte de la DIAN.
Además, especifica que para aquellos documentos que tengan vencimientos a crédito, no se modificarán las fechas.
Cuando presiones el botón 
, de manera automática se cambiará la fecha de elaboración del documento por la del día actual, únicamente para aquellos que aplique esta acción y se enviará el comprobante a la DIAN.
Si haces clic en el botón 
o en la X, se cerrará la ventana, no se modificarán las fechas de los documentos para que coincidan con el día actual y por supuesto, no se enviarán a la DIAN.
Puedes marcar la opción del recuadro inicial y el sistema selecciona todos los documentos o escoger uno a uno los documentos que deseas imprimir o enviar.
Una vez seleccionados, puedes:
- Presionar el botón de
, y visualizar el documento en pantalla para su respectiva descarga en PDF o para enviarlo a impresión - Dar clic en la opción , para los estados “No aplica” o “Aceptado”, y así permitirá enviarlos por correo electrónico a la dirección de e-mail registrada en el contacto principal.
Importante: si requieres actualizar la información del campo firma, es necesario modificar los datos antes de enviarla.
Por último genera la pantalla de envío de correo y se da clic en el botón , el sistema toma el correo de cada contacto que fue relacionado previamente en cada uno de los comprobantes.
