FACTURACIÓN electrónica pro

Una nota crédito electrónica es un documento que te permite reversar o registrar la devolución de las facturas electrónicas de venta, el registro se realizará tanto en valores como en cantidades. A continuación, encuentras el detalle de cómo elaborar una nota crédito electrónica y cómo realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN.

Importante: En el caso de que la factura electrónica cuente con el evento de aceptación expresa o aceptación tácita, o la hayas generado en otro software, puedes elaborar una nota crédito electrónica sin una factura de referencia.

Para elaborar una nota crédito electrónica, puedes hacer uso de las siguientes rutas:

1. Desde el botón + Crear  – Clientes – Nota crédito.

2. Te diriges al módulo de Ventas, luego en Documentos de venta seleccionas Nuevo documento de venta – Nota crédito.

Al ingresar por cualquiera de las rutas, se te habilita la siguiente pantalla:

En la parte superior encontraras el botón “Ver tutoriales” y al seleccionarlo te desplegara las siguientes opciones:

Donde es necesario completar los siguientes campos:

Datos de encabezado

• Factura: en esta casilla puedes digitar o realizar la búsqueda de la factura electrónica de venta sobre la cual se realizará la nota crédito.

Cuando seleccionas la factura electrónica de venta, el sistema trae la información por defecto de los campos Cliente, Contacto, Vendedor, Moneda, CUFE, Fecha elaboración de factura y Número de factura.

Importante:

• Si al seleccionar la factura aparecen todos los campos excepto el de contacto, ingresa al perfil del tercero y verifica que en la categoría Facturación y envío todos los datos estén completos. Guarda los cambios y continúa el proceso.
• Ten en cuenta que, según lo establecido en el parágrafo tercero del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 del 2015, no es posible aplicar notas crédito a facturas que cuenten con el evento de aceptación expresa o aceptación tácita, o que se encuentre en proceso la solicitud de aceptación. Si es el caso el sistema mostrará la siguiente notificación:

Aceptación tácita o expresa en proceso

Aceptación tácita o expresa validada

• Tipo: seleccionas el tipo de comprobante electrónico.
• Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día, si te ubicas sobre el campo te aparecerá un mensaje informativo indicándote que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo a la normatividad y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

• CUFE: registras el código CUFE de la factura electrónica de venta a la cual le aplicarás la nota crédito.

Importante: la longitud del código CUFE es de 96 caracteres.

• Motivo DIAN: en este campo es necesario que selecciones el motivo por el cual se realizará la nota crédito; recuerda que este campo será reportado a la DIAN.

Importante: Al aplicar una nota crédito a una factura de venta con datos para el sector salud, se mostrará en el encabezado un botón nombrado Cambiar datos sector salud .

Detalle de la nota crédito electrónica

En esta sección podrás visualizar todos los productos y/o servicios que la empresa registró en la factura electrónica de venta.

Podrás modificar la cantidad de los productos o el valor si lo requieres.

Importante: Al seleccionar una factura electrónica de venta que tenga información de transporte de carga, se mostrará la columna de “Datos complementarios”.

• Formas de pago: en este campo el sistema trae el listado de las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura electrónica de venta, las cuales deben coincidir con el valor total de la nota crédito electrónica.

Importante: Si la factura electrónica de venta tenía como forma de pago:

a. Efectivo o un pago inmediato: al realizar la nota crédito electrónica, seleccionas la misma forma de pago.

b. Crédito: cuando realices la nota crédito electrónica en forma de pago, se recomienda de ningún modo modificar la opción “Saldos de cartera”. Luego, relaciona la factura de venta a la cual se está aplicando la nota crédito para que el sistema realice el cruce contable.

c. Si tienes recibos de caja o anticipos relacionados con este documento de factura, te sugerimos analizar si es necesario que realices ajustes o anulaciones de dichos recibos de caja o anticipos.

• Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres, en cumplimiento con el anexo 1.9 de la DIAN, al superar este límite el sistema generará el siguiente mensaje:

• Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la Nota Crédito Electrónica. (Ejemplo. Documento escaneado con la devolución expedido por el cliente).

Una vez hayas incorporado los datos será necesario dar clic en el botón Guardar y enviar  que encontrarás en la parte inferior.

Luego, se habilitará esta ventana, la cual indica que, al enviar la nota crédito electrónica, no podrá ser editada, anulada o borrada y das clic en el botón Guardar y enviar  para confirmarlo. 

Después el sistema habilita una ventana emergente donde confirmas los datos del contacto y correo del cliente al cual se enviará la Nota crédito electrónica. 

Confirmas dando clic en el botón Enviar .

La nota crédito electrónica se envía de manera automática de un correo interno de Siigo (facturacion@siigo.com) y cuando el cliente la consulta desde el correo electrónico le aparecerá de esta manera:

Los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente, serán en formato .zip y cumpliendo con la normatividad de la resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre de ese archivo comprimido llevará las siguientes características:

• Z: comprimido.
• NIT del Facturador Electrónico sin DV, de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
• Código asignado por la DIAN al PT de tres (3) dígitos.
• Dos (2) últimos dígitos del año calendario.
• Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero).

Al hacer una nota crédito electrónica con factura de venta asociada, podrás visualizarla de la siguiente manera.

También en la impresión mostrará el CUFE de dicha factura.

Al hacer una nota crédito electrónica sin factura de venta asociada, la podrás visualizar de la siguiente manera.

Por último, al visualizar el documento en pantalla encuentras en la parte superior algunas opciones las cuales se describen a continuación:

a. Enviar por mail: el sistema te permite enviar por correo electrónico la nota crédito electrónica al mismo contacto al cual le fue enviada la factura electrónica de venta o a otros.

b. Imprimir: puedes visualizar el documento en pantalla y descargar el PDF en el computador para enviarlo a impresión.

c. Más: por último, encuentras el botón Más  que te permite actualizar el documento electrónico.

Adicional, podrás conocer el estado y en qué proceso se encuentra tu Nota crédito electrónica, hasta ser enviada por correo a tu cliente.

Importante: Si al elaborar la nota crédito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.