La factura de compra es una herramienta clave para registrar de manera ordenada las adquisiciones de tu empresa, ya sean productos, servicios o gastos. Elaborarla correctamente te permite llevar un control preciso de tus compras, conocer los valores y cantidades involucradas, gestionar los pagos y asegurar que toda la información esté disponible para consultas o informes contables.
Este documento se utiliza cada vez que realizas una compra y quieres que quede registrada de manera formal y confiable dentro del sistema. Para elaborarla, sigue estos pasos:
1. Configura el comprobante de factura de compra.
2. Accede mediante una de las siguientes rutas:
- En el módulo Inicio, selecciona Accesos directos – Registra una Compra o Gasto.
- Desde el botón + Crear
, en Proveedores, haz clic en la opción Factura de compra / Gasto.
- Ve al módulo de Compras y gastos; luego, en Documentos de compras y gastos, ubica el botón Nueva compra / Gasto / Doc. Soporte y selecciona Factura de compra / Gasto.
3. Diligencia los datos de encabezado:
- Tipo: selecciona el tipo de comprobante de compra que se utilizará para elaborar el documento.
- Fecha de elaboración: define la fecha en la cual quedará registrada la compra en el programa.
- Proveedores: relaciona el proveedor al que le estás comprando. Si lo requieres, puedes crearlo.
Importante: si el proveedor figura como posible proveedor ficticio según el listado oficial de la DIAN, el sistema mostrará una advertencia informativa.
Además, puedes consultar el estado del Registro Único Tributario (RUT) del proveedor en la DIAN utilizando su número de identificación.
- Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del proveedor.
- Número: el sistema asigna el consecutivo únicamente si, en la definición de los parámetros del documento, fue seleccionado el manejo de numeración automática; de lo contrario, es necesario, al momento de elaborar la compra, digitar el número con el cual quedará guardada.
- No. factura proveedor: este campo te permite digitar el prefijo y el número de la factura que expidió el proveedor. El sistema sugerirá de manera automática el prefijo FC; en caso de que el campo de prefijo esté vacío al guardar el comprobante, el sistema asignará nuevamente el prefijo FC para evitar errores en la construcción del vencimiento.
- Proveedor por ítem: al seleccionar este campo, se permite que, al momento de ingresar cada producto y/o servicio que la empresa adquiere, se puede asignar un proveedor diferente al del encabezado del documento.
- IVA / Impoconsumo incluido: al marcar la opción, el valor unitario se inhabilitará en el área de detalle.
- Descuento en porcentaje: selecciónala si se requiere aplicar descuentos por porcentaje.
- Moneda: te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento. Aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
4. Ingresa los datos del detalle de la factura de compra:
- Transacción: puedes registrar la compra de:
– Producto: selecciona el producto o servicio que adquiriste, indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste.
– Gasto / Cuenta contable: ingresa los gastos que ha tenido la empresa. - Cantidad: indica la cantidad que compraste.
- Valor unitario: digita el valor de compra del producto o servicio.
- Descuento: permite colocar descuentos si lo requieres.
- Impuestos: selecciona el impuesto a cargo, impoconsumo y de retención que pueda aplicar.
5. Selecciona las formas de pago, el sistema despliega las que han sido previamente creadas y las cuales, en su configuración, estén marcadas como tipo: proveedores o cartera / proveedores.
- El programa te permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total de la compra, selecciona las que correspondan y haz clic en el enlace +Agregar otra forma de pago.
- En caso de tener un anticipo del proveedor, en las formas de pago te mostrará la opción de «Cruzar anticipo».
6. En la sección de totales, visualizas el total bruto de los productos adquiridos, los valores de descuentos, impuestos y valor neto, los cuales se calculan de forma automática.
Además, si habilitaste en la configuración de la factura de compra el manejo de ReteIVA y ReteICA, podrás asignar los impuestos correspondientes.
7. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:
- Observaciones: es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: en este campo el sistema permite anexar un documento o soporte de la compra (Ejemplo: Documento escaneado con la factura de compra expedida por el proveedor).
8. Una vez hayas incorporado toda la información de la compra, haz clic en el botón Guardar 
y visualizarás el documento.
9. En la parte superior de la vista preliminar de la compra, se habilitan las siguientes opciones:
– Registrar pago: esta opción te permitirá generar un recibo de pago relacionado con la compra, siempre y cuando se encuentre pendiente de pago.
– Descargar e Imprimir: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
– Más: permite realizar algunos procesos adicionales con la factura de compra; estos son:
- Editar o modificar algún dato previamente registrado.
- Anular o Borrar el documento.
- Registrar una devolución por medio de una nota débito.
- Copiar la compra.
- Verificar el comprobante.
- Definir el comprobante como favorito.
10. Al realizar una compra con formas de pago tipo contado, el sistema registrará la causación de la compra y generará automáticamente el recibo de pago. Al guardar la compra, se habilitará una notificación que mostrará el consecutivo y los recibos generados automáticamente.
Importante:
- La forma de pago Causación automática de compras está configurada internamente para el manejo de la causación automática, por lo que no será posible editarla o borrarla.
- Por cada forma de pago de tipo contado asociada a la compra, se creará un recibo de pago automático.
- El sistema manejará de manera automática el tipo de comprobante recibo de pago RP-999 y al ser un documento de causación automática, no podrá ser editado.
Ahora ya sabes cómo elaborar tus facturas de compra en Siigo Facturación Electrónica PRO.
