FACTURACIÓN electrónica pro

Elaborar cotizaciones en tu Facturación Electrónica PRO permite presentar de manera formal y profesional tus productos o servicios a posibles clientes antes de cerrar una venta. Esta funcionalidad sirve para registrar precios, cantidades y condiciones comerciales específicas, dándote la posibilidad de enviar el documento. Es clave para la gestión comercial de tu negocio, ya que te permite hacer un seguimiento detallado de tus prospectos y, una vez aceptada la oferta, convertir la cotización en una factura de venta, ahorrando tiempo y evitando errores al volver a digitar la información.

Importante: si facturas electrónicamente, es necesario que en la configuración de la cotización esté marcada la casilla “Incluir decimales”, de lo contrario al momento de convertir la cotización en una factura electrónica no se visualizará el tipo de comprobante. 

Para elaborar cotizaciones, sigue estos pasos:

1. Te diriges al botón + Crear  – Clientes – Cotización.

2. Se habilita la siguiente pantalla donde es necesario diligenciar los siguientes campos:

Datos de encabezado

• Tipo: seleccionas el tipo de comprobante de cotización que se utilizará para elaborar el documento.
• Cliente: relacionas el cliente al cual le vas a emitir la cotización.
• Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente. Si te aparece en blanco es porque esta información no se completó cuando creaste tu cliente, por ende, lo puedes crear desde la opción «+ Crear nuevo».
• Responsable de la cotización: aparece el nombre del vendedor asociado al cliente.
• Número: en este campo el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario al momento de elaborar la cotización digitar el número con el cual quedará guardada.
• Fecha de elaboración: defines la fecha, en la cual quedará registrada la cotización en el programa.
• Moneda: te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento. Aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
• Centro de costo: esta casilla se te habilita si la empresa los maneja y si al momento de definir este parámetro se indicó que este documento lo debe solicitar.
• Encabezado: la información que allí se encuentra fue definida en la configuración de la cotización y desde esta opción es posible modificar estos datos solo para la cotización que se está elaborando.

Detalle de la cotización

• Producto: te permite seleccionar el producto o servicio que vas a cotizar indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste. En caso de no tenerlo creado puedes hacerlo dando clic en la opción «+ Crear nuevo».
• Cantidad: indicas la cantidad que vas a cotizar.
• Valor unitario: aquí el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo.
• % Desc.: te permite colocar descuentos si lo requieres.
• Impuestos: en este campo, es posible seleccionar los impuestos a cargo y de retención que puedan aplicar.
• Condiciones comerciales: en este campo el sistema sugiere el texto previamente definido en la configuración de la cotización, de igual forma, te permite modificar su contenido para ser visualizado en la impresión o vista preliminar del documento que se está elaborando.
• Adjuntar archivo: en esta casilla el sistema te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la cotización (Ejemplo: una foto del producto).

3. Es necesario utilizar las opciones que se encuentran en la parte inferior de la ventana:

Selecciona:

• Guardar y enviar el documento por correo electrónico.
• Guardar la cotización en el sistema.

En caso de seleccionar la opción de enviar por e-mail, el sistema te habilita una ventana emergente en la cual es necesario confirmar los datos del contacto y correo al cual se enviará la cotización.

4. Visualizarás el documento de la siguiente forma:

Al momento de consultar la cotización en la parte superior o encabezado se te habilitan las opciones:

• Facturar: en caso de que la cotización sea aprobada, al momento de consultarla es posible elaborar la factura de venta.
• Aprobar: el cliente acepta la cotización, por ende se aprueba y se procede a realizar la factura pertinente.
• Descartar: el cliente decide no realizar la adquisición de los productos, por lo cual no se podrá facturar ni remisionar.
• Editar: te lleva a la vista de edición del comprobante y permite hacer cambios.
• Más: te da acceso a realizar algunos procesos adicionales con la cotización, estos son:

• • Copiar cotización.
  • Borrar.
  • Registrar anticipo.
  • Crear seguimiento comercial.
  • Comprobante favorito.
  • Copiar URL cotización. 
• Imprimir : visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
• Comentarios : podrás enviar al cliente algún comentario relacionado con la cotización. 
• Enviar por mail : podrás reenviar la cotización por correo electrónico al mismo contacto o a otros.

Cuando el cliente consulte la cotización desde el correo electrónico, le aparecerá de esta manera:

• Al dar clic en Ver cotización  observará la cotización y las siguientes opciones: