Registrar correctamente los gastos es fundamental para llevar un control claro de las finanzas de tu empresa, cumplir con las obligaciones y tomar mejores decisiones. Este artículo te explica, de manera sencilla y paso a paso, cómo ingresar un gasto en tu Siigo Facturación Electrónica PRO a partir de una factura de compra, para que puedas dejarlo registrado de forma ordenada y sin complicaciones.
Esta información es útil cada vez que realices una compra, pagues un servicio o necesites soportar un gasto operativo. Para registrarlo, sigue estos pasos:
1. Configura el comprobante de gastos.
2. Accede mediante una de las siguientes rutas:
- En el módulo Inicio, selecciona Accesos directos – Registra una Compra o Gasto.
- Desde el botón + Crear
, en Proveedores, haz clic en la opción Factura de compra / Gasto.
- Ve al módulo de Compras y gastos; luego, en Documentos de compras y gastos, ubica el botón Nueva compra / Gasto / Doc. Soporte y selecciona Factura de compra / Gasto.
3. Diligencia los datos de encabezado:
- Tipo: selecciona el tipo de comprobante de gasto que se utilizará para elaborar el documento.
- Fecha de elaboración: define la fecha en la cual quedará registrado el gasto en el programa.
- Proveedores: relaciona el proveedor al que le estás comprando. Si lo requieres, puedes crearlo.
Importante: si el proveedor figura como posible proveedor ficticio según el listado oficial de la DIAN, el sistema mostrará una advertencia informativa.
Además, puedes consultar el estado del Registro Único Tributario (RUT) del proveedor en la DIAN utilizando su número de identificación.
- Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del proveedor.
- Número: el sistema asigna el consecutivo únicamente si, en la definición de los parámetros del documento, fue seleccionado el manejo de numeración automática; de lo contrario, es necesario, al momento de elaborar el gasto, digitar el número con el cual quedará guardado.
- No. factura proveedor: este campo te permite digitar el prefijo y el número de la factura que expidió el proveedor. El sistema sugerirá de manera automática el prefijo FC; en caso de que el campo de prefijo esté vacío al guardar el comprobante, el sistema asignará nuevamente el prefijo FC para evitar errores en la construcción del vencimiento.
- Proveedor por ítem: al seleccionar este campo, se permite que, al momento de ingresar el gasto, se pueda asignar un proveedor diferente al del encabezado del documento.
- IVA / Impoconsumo incluido: al marcar la opción, el valor unitario se inhabilitará en el área de detalle.
- Descuento en porcentaje: selecciónala si se requiere aplicar descuentos por porcentaje.
- Moneda: te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento. Aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
4. Ingresa los datos del detalle del gasto:
- Tipo: puedes registrar la compra de:
– Producto: ingresa la compra de productos y/o servicios.
– Gasto / Cuenta contable: selecciona el gasto frecuente creado previamente. - Cantidad: indica la cantidad que compraste.
- Valor unitario: digita el valor del gasto.
- Descuento: permite colocar descuentos si lo requieres.
- Impuestos: selecciona el impuesto a cargo, impoconsumo y de retención que pueda aplicar.
5. Selecciona las formas de pago, el sistema despliega las que han sido previamente creadas y las cuales, en su configuración, estén marcadas como tipo: proveedores o cartera / proveedores.
- El programa te permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total del gasto, selecciona las que correspondan y haz clic en el enlace +Agregar otra forma de pago.
- En caso de tener un anticipo del proveedor, en las formas de pago te mostrará la opción de «Cruzar anticipo».
6. En la sección de totales, visualizas el total bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto, los cuales se calculan de forma automática. Además, si habilitaste en la configuración del gasto el manejo de ReteIVA y ReteICA, podrás asignar los impuestos correspondientes.
7. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:
- Observaciones: es posible incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
- Adjuntar archivo: en este campo el sistema permite anexar un documento o soporte del gasto (ejemplo: Documento escaneado con la factura expedida por el proveedor).
8. Una vez hayas incorporado toda la información del gasto, haz clic en el botón Guardar 
y visualizarás el documento.
9. En la parte superior de la vista preliminar del gasto, se habilitan las siguientes opciones:
– Registrar pago: esta opción te permitirá generar un recibo de pago relacionado con el gasto, siempre y cuando se encuentre pendiente de pago.
– Descargar e imprimir: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
– Más: permite realizar algunos procesos adicionales con el gasto; estos son:
- Editar o modificar algún dato previamente registrado.
- Anular o borrar el documento.
- Registrar una devolución por medio de una nota débito.
- Copiar el gasto.
- Verificar el comprobante.
- Definir el comprobante como favorito.
10. Al realizar un gasto con formas de pago tipo contado, el sistema registrará la causación y generará automáticamente el recibo de pago. Al guardar el gasto, se habilitará una notificación que mostrará el consecutivo y los recibos generados automáticamente.
Importante:
- La forma de pago Causación automática de compras está configurada internamente para el manejo de la causación automática, por lo que no será posible editarla o borrarla.
- Por cada forma de pago de tipo contado asociada al gasto, se creará un recibo de pago automático.
- El sistema manejará de manera automática el tipo de comprobante recibo de pago RP-999 y al ser un documento de causación automática, no podrá ser editado.
Ahora ya sabes cómo registrar tus gastos en Siigo Facturación Electrónica PRO.
