FACTURACIÓN electrónica pro

1. Configura el comprobante para nota crédito electrónica.

2. Elabora la nota crédito por las siguientes rutas:

• Desde el botón + Crear  – Clientes – Nota crédito.

• En la vista de la factura electrónica, selecciona el botón Más  – Aplicar nota crédito.

3. Diligencia los datos de encabezado:

• Factura: como la factura electrónica cuenta con el evento de aceptación expresa o tácita, o está registrada en otro software, no debes seleccionarla.
• Tipo: elige el tipo de comprobante de nota crédito electrónica que se utilizará.
• Cliente: relaciona el cliente al cual le vas a generar la devolución de la factura electrónica.
• Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente. Si te aparece en blanco, es porque esta información no se completó cuando creaste tu cliente; por ende, puedes crearlo desde la opción +Crear nuevo.
• Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.
• Vendedor: aparece el nombre del usuario que ingresó a Siigo y está creando el documento.
• Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla de la moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.
• Número de factura y Código Único de Factura Electrónica (CUFE): si la factura electrónica cuenta con el evento de aceptación expresa o tácita, no lo diligencies.
  En caso de que necesites elaborar una nota de crédito para una factura electrónica registrada en otro software, indica estos datos.

  Importante: al no incluir esta información, ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) no quedará referenciada a una factura; te recomendamos indicarlo en el campo observaciones.

• Fecha elaboración de factura: elige la fecha de elaboración de la factura electrónica. 
• Motivo DIAN: como es una nota crédito electrónica sin referencia, puedes seleccionar cualquiera de los motivos a excepción de «Anulación de factura electrónica» ya que este solicitará los datos de la factura, recuerda que el motivo es un campo que será reportado a la DIAN.

4. Ingresa los datos del detalle de la nota crédito:

• Producto: selecciona el producto o servicio al cual le vas a registrar la devolución, indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que fue creado.
• Cantidad: indica las cantidades a devolver.
• Valor unitario: el sistema sugiere el valor de la lista de precios definido en el catálogo de productos, con la posibilidad de cambiarlo.
• % Desc.: permite colocar descuentos si lo requieres.
• Impuestos: relaciona los impuestos a cargo y de retención que se aplicaron en la factura electrónica.

5. Selecciona las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura electrónica, las cuales deben coincidir con el valor total de la nota crédito electrónica.

• Si la factura electrónica tenía como forma de pago efectivo o un pago inmediato, al realizar la nota crédito electrónica deberás seleccionar la misma forma de pago.

• Si la factura electrónica se generó con la forma de pago crédito, cuando realices la nota crédito, no deberás modificar en ningún caso la opción «Saldos de cartera». Luego, relaciona la factura de venta a la cual se está aplicando la nota crédito para que el sistema realice el cruce contable.

• Si tienes recibos de caja o anticipos relacionados con la factura, te sugerimos evaluar si es necesario realizar ajustes contables o anular dichos documentos.

6. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:

• Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres.
• Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o comprobante de la nota crédito electrónica. (Ejemplo: documento escaneado con la devolución expedida por el cliente).

7. Una vez hayas completado los datos, haz clic en el botón Guardar y enviar  que encuentras en la parte inferior.

8. Aparecerá una ventana informando que, al enviar la nota crédito electrónica, no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar . 

9. Confirma los datos del contacto y el correo al cual se enviará la nota crédito electrónica.

Con el ícono + podrás crear un nuevo contacto, el cual se guardará en los contactos del tercero y se mostrará de inmediato en el campo “Para”.

Importante:

• El campo “Asunto” se genera automáticamente por el sistema; su contenido depende del estado de la nota crédito.
• Cuando el tercero es consumidor final, el ícono aparecerá deshabilitado, ya que este tipo de tercero es genérico y no permite la creación de contactos.

10. Una vez la DIAN aprueba la nota crédito, el documento aparecerá con el formato definido en la configuración, mostrando las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

11. En la parte superior podrás conocer el estado de la nota crédito electrónica y en qué proceso se encuentra, hasta ser enviada por correo a tu cliente y se habilitarán las siguientes opciones:

• Enviar por mail : puedes enviar por correo electrónico la nota crédito al mismo contacto al cual le fue enviada o a otros.
• Imprimir : visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
• Más : te permite realizar las siguientes acciones: descargar el XML y actualizar el documento electrónico, en caso de presentarse alguna intermitencia o errores de visualización.

¡Listo! Con este proceso podrás elaborar tus notas de crédito electrónicas sin referencia.