Elaborar una nota crédito electrónica es el proceso que te permite corregir o ajustar una factura electrónica cuando necesitas registrar una devolución, aplicar un descuento o modificar algún valor facturado. Este documento es importante porque mantiene tu información contable y fiscal actualizada, asegura el cumplimiento de la normativa vigente y deja constancia clara de los cambios realizados ante tu cliente y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Debes realizarla cada vez que una factura ya emitida requiera un ajuste formal, evitando así inconsistencias en tus registros y posibles inconvenientes futuros.
Para elaborar una nota crédito electrónica, sigue estos pasos:
1. Configura el comprobante para nota crédito electrónica.
2. Elabora la nota crédito por las siguientes rutas:
- Desde el botón + Crear
– Clientes – Nota crédito.
- En la vista de la factura electrónica, selecciona el botón Más
– Aplicar nota crédito.
3. Se habilita la siguiente pantalla y en la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales 
, donde podrás consultar algunas guías.
4. Verifica y completa los datos del encabezado:
- Factura: realiza la búsqueda de la factura electrónica de venta sobre la cual se realizará la nota crédito.
Al seleccionar la factura electrónica, el sistema trae por defecto los campos: Cliente, Contacto, Vendedor, Moneda, Código Único de Factura Electrónica (CUFE), Fecha de elaboración de la factura y Número de factura.
Importante:
- Si al seleccionar la factura, aparecen todos los campos excepto el de «Contacto», ingresa al perfil del tercero y verifica que en la categoría «Facturación y envío» todos los datos estén completos. Guarda los cambios y continúa el proceso.
- Ten en cuenta que, según lo establecido en el parágrafo tercero del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015, no es posible aplicar notas crédito a facturas que cuenten con el evento de aceptación expresa o aceptación tácita, o que se encuentren en proceso de solicitud de aceptación. Si este es el caso, puedes elaborar una nota crédito electrónica sin una factura de referencia.
Aceptación tácita o expresa en proceso
Aceptación tácita o expresa validada
- Tipo: elige el tipo de comprobante de nota crédito electrónica que se utilizará.
- Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual. Si te ubicas sobre el campo, aparecerá un mensaje informativo que indica que la fecha de elaboración debe ser igual a la fecha actual, de acuerdo con la normatividad. Al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.
- CUFE: el programa trae el código CUFE de la factura electrónica de venta a la cual le aplicarás la nota crédito.
Importante: la longitud del código CUFE es de 96 caracteres.
- Motivo DIAN: selecciona el motivo por el cual se realizará la nota crédito; recuerda que este campo será reportado a la DIAN.
Importante: al aplicar una nota crédito a una factura de venta con datos para el sector salud, se mostrará en el encabezado el botón + Cambiar datos sector salud 
.
5. En el detalle de la nota crédito, podrás visualizar los productos y/o servicios facturados, donde podrás modificar la cantidad, si lo requieres, y dejar solo lo que vas a devolver.
6. Selecciona las formas de pago que han sido relacionadas o utilizadas en la factura electrónica, las cuales deben coincidir con el valor total de la nota crédito electrónica.
- Si la factura electrónica tenía como forma de pago efectivo o un pago inmediato, al realizar la nota crédito electrónica deberás seleccionar la misma forma de pago.
- Si la factura electrónica se generó con la forma de pago crédito, cuando realices la nota crédito, no deberás modificar en ningún caso la opción «Saldos de cartera». Luego, relaciona la factura de venta a la cual se está aplicando la nota crédito para que el sistema realice el cruce contable.
- Si tienes recibos de caja o anticipos relacionados con la factura, te sugerimos evaluar si es necesario realizar ajustes contables o anular dichos documentos.
7. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:
- Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres.
- Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento o soporte de la nota crédito electrónica. (Ejemplo: documento escaneado con la devolución expedida por el cliente).
8. Una vez hayas completado los datos, haz clic en el botón Guardar y enviar 
que encuentras en la parte inferior.
9. Aparecerá una ventana informando que, al enviar la nota crédito electrónica, no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar 
.
10. Confirma los datos del contacto y el correo al cual se enviará la nota crédito electrónica.
Con el ícono + podrás crear un nuevo contacto, el cual se guardará en los contactos del tercero y se mostrará de inmediato en el campo “Para”.
Importante:
- El campo “Asunto” se genera automáticamente por el sistema; su contenido depende del estado de la nota crédito.
- Cuando el tercero es consumidor final, el ícono aparecerá deshabilitado, ya que este tipo de tercero es genérico y no permite la creación de contactos.
La nota crédito electrónica se envía de manera automática de un correo interno de Siigo (factura@transaccionesco.siigo.net) y cuando el cliente la consulta desde el correo electrónico le aparecerá de esta manera:
Los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente, serán en formato .zip y cumpliendo con la Resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre de ese archivo comprimido llevará las siguientes características:
- Z: comprimido.
- Número de Identificación Tributaria (NIT) del facturador electrónico sin Dígito de Verificación (DV), de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
- Código asignado por la DIAN al proveedor tecnológico de tres (3) dígitos.
- Dos (2) últimos dígitos del año calendario.
- Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero).
11. Al hacer una nota crédito electrónica con factura de venta asociada, podrás visualizarla de la siguiente manera.
Al hacer una nota crédito electrónica sin factura de venta asociada, la podrás visualizar de la siguiente manera.
Si al elaborar la nota crédito electrónica relacionaste bienes y/o servicios exentos de Impuesto al Valor Agregado (IVA), podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.
12. En la parte superior podrás conocer el estado de la nota crédito electrónica y en qué proceso se encuentra, hasta ser enviada por correo a tu cliente y se habilitarán las siguientes opciones:
- Enviar por mail
: puedes enviar por correo electrónico la nota crédito al mismo contacto al cual le fue enviada o a otros. - Imprimir
: visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión. - Más
: te permite realizar las siguientes acciones: descargar el XML y actualizar el documento electrónico, en caso de presentarse alguna intermitencia o errores de visualización.
Ahora sabes cómo elaborar una nota crédito electrónica.
