FACTURACIÓN electrónica pro

Elaborar la factura electrónica de venta en Facturación Electrónica PRO es un proceso fundamental para registrar tus ventas de forma correcta y cumplir con la normativa vigente ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este procedimiento te permite emitir comprobantes con validez fiscal, enviar automáticamente la información al cliente y a la entidad tributaria, y mantener tu contabilidad organizada. Utilizar la factura electrónica cada vez que realizas una venta te ayuda a evitar inconvenientes, respaldar legalmente tus transacciones y facilitar el control de tu operación diaria.

Se utiliza cada vez que realizas una venta y necesitas emitir el comprobante oficial de manera digital, asegurando que toda la información cumpla con la normativa vigente y quede respaldada legalmente.

A continuación, encuentras el detalle de cómo elaborar las facturas electrónicas de venta y realizar el correspondiente envío al cliente (adquiriente) y a la DIAN cuando completas los 6 pasos:

1. Configura el comprobante para factura electrónica de venta.

2. Elabora la factura electrónica por las siguientes rutas:

• En el módulo de Inicio – Accesos directos – Crea una Factura electrónica.
  

• Desde el botón + Crear – Clientes – Factura venta / Ingresos. 

• Vas a la opción de Ventas; luego, selecciona el botón Crear factura . 

3. Se habilita la siguiente pantalla:

• Al elaborar las primeras facturas electrónicas, el sistema te mostrará en la parte superior un mensaje informativo; el cual indica que tu factura electrónica debe manejar decimales.

• En la parte superior encontrarás el botón Ver tutoriales y al seleccionarlo se desplegarán algunas guías que podrás consultar.
• Haz clic en el enlace cambiar logo, para personalizar todos los comprobantes que maneja la empresa.

Importante: en caso de no tener completados los datos del perfil de la organización, visualizarás el siguiente mensaje en la parte superior, donde será necesario registrar la información para la correcta elaboración de la factura de venta.

4. Diligencia los datos de encabezado:

• Tipo: hace referencia a las distintas clases de facturas que puedes elaborar y que previamente deben estar configuradas. Para este proceso, escoges la opción que corresponda a factura electrónica de venta (para este ejemplo, FV-2).

Importante:

• Si se te presenta el siguiente mensaje número de la factura de venta está fuera del rango de numeración de la resolución, lo puedes corregir.
• Cuando seleccionas un tipo de comprobante y la resolución está próxima por vencer, está vencida, los rangos de numeración están por agotarse o se han agotado, el sistema habilitará las siguientes ventanas:

Notificación de vigencia de resolución de facturación electrónica próxima a vencerse.

Notificación de vigencia de resolución de facturación electrónica vencida.

Notificación de resolución de facturación electrónica cuando está por terminar la numeración.

Notificación de resolución de facturación electrónica cuando la numeración se terminó.

Al hacer clic en Solucionar ahora el sistema te mostrará una pantalla, donde conocerás los pasos para sincronizar la nueva resolución de facturación.

Si presionas la opción Elegir otro comprobante , te dejará de nuevo en la sección de «Tipo de factura» para que puedas seleccionar otro tipo de documento.

• Cliente: relaciona el cliente al cual le vas a emitir la factura electrónica.

Al definirlo, puedes hacer clic sobre el nombre del cliente y ajustar el número de identificación desde la creación rápida. Si requieres modificar o adicionar información al perfil del cliente, selecciona la opción Ver perfil y el sistema te abrirá una ventana para que los puedas ingresar.

Importante: el sistema verificará que el cliente tenga al menos tres dígitos en su número de identificación; si no cumple con esta condición, se mostrará un mensaje y no se permitirá guardar el documento.

Haz clic en el nombre del cliente para ajustar el número de identificación desde la opción de creación rápida.

• Contacto: en este campo aparecen los datos de la persona con la cual se tendrá comunicación en la empresa del cliente. Si te aparece en blanco, es porque esta información no se completó cuando creaste tu cliente, por ende, lo puedes crear desde la opción + Crear nuevo .
• Fecha de elaboración: el sistema configura automáticamente el campo con la fecha actual del día y al hacer clic en el calendario, este se desplegará mostrando las fechas anteriores bloqueadas.

Importante: al definir una fecha de elaboración diferente a la actual y hacer clic en el botón Guardar y enviar el sistema mostrará un mensaje informativo de color rojo, indicando que la fecha tiene que ser igual a la fecha actual y no se permitirá guardar y enviar el documento electrónico.

• Número: el sistema asigna el consecutivo del documento únicamente si en la definición de los parámetros del documento fue seleccionado el manejo de numeración automática; caso contrario, es necesario, al momento de elaborar la factura digitar el número con el cual quedará guardada.

  El enlace Editar consecutivo, te permitirá utilizar un consecutivo que haya sido eliminado anteriormente o que no se haya utilizado, garantizando que la nueva factura mantenga una secuencia ordenada y evite vacíos en la numeración.

Al contar con consecutivos disponibles para utilizar, se habilitará una ventana mostrándote los consecutivos disponibles de los últimos 30 días y que se encuentren dentro del rango de numeración de la resolución vigente, para que lo puedas seleccionar y guardar.

Si el tipo de factura definido, no cuenta con consecutivos disponibles para utilizar, el sistema te informará que no cuentas con consecutivos para reutilizar y se mantendrá el número del próximo consecutivo en el campo número.

• Vendedor: aparece el nombre del vendedor asociado al cliente.
• Moneda: esta casilla te permite asignar la sigla moneda sobre la cual se registrará el documento, aplica cuando la empresa maneja moneda extranjera.

5. Ingresa los datos del detalle de la factura:

• Producto: selecciona el producto o servicio que vas a comercializar indicando el código, nombre o referencia de fábrica con el que lo creaste. En caso de no tenerlo creado puedes hacer clic en la opción + Crear nuevo . 
• Cantidad: indica la cantidad que vas a vender.
• Valor unitario: el sistema sugiere el valor de las listas de precios definidas en el catálogo de productos con la posibilidad de cambiarlo.
• % Desc.: permite colocar descuentos si lo requieres.
• Impuestos: te permite registrar impuestos como IVA, retención en la fuente, retención de IVA, retención de ICA, entre otros.

Importante: el sistema validará la tarifa de IVA gravado, exento, excluida que tenga asignado el producto y/o servicio.

6. Selecciona la forma de pago que corresponda para la factura elaborada. 

• El programa te permite asignar una o varias cuotas o vencimientos hasta cubrir el valor total de la factura, selecciona las que correspondan y haz clic en el enlace +Agregar otra forma de pago.

Importante: al seleccionar una forma de pago como efectivo, transferencia o sin detalle de vencimientos, la factura queda pagada de forma inmediata, por lo que no es necesario elaborar un recibo de caja posterior.

7. En la sección de totales, visualizas el valor bruto, los valores de descuentos, impuestos y valor neto, los cuales se calculan de forma automática. Además, si habilitaste en la configuración de la factura de venta, el manejo de ReteIVA y Retención del Impuesto de Industria y Comercio (ReteICA), podrás asignar los impuestos correspondientes.

8. Agrega los datos adicionales, si lo requieres:

• Observaciones: puedes incluir comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento. Es posible ingresar máximo 500 caracteres, en cumplimiento con el Anexo 1.9 de la DIAN, al superar este límite el sistema generará el siguiente mensaje:

• Adjuntar archivo: el sistema te permite anexar un documento, video o imagen para enviarlo junto con la factura. (Ejemplo: una foto del producto).

Importante: el tamaño máximo permitido por archivo es de 2 MB y puedes adjuntar hasta 5 archivos. Recuerda que el espacio en tu nube para adjuntar archivos es de 1GB; si necesitas más, puedes adquirir en nuestra tienda Siigo espacio adicional.

9. Una vez hayas incorporado toda la información de la factura, haz clic en el botón Guardar y enviar . 

10. Aparecerá una ventana informando que, una vez enviada, la factura no podrá ser editada, anulada o borrada. Para confirmar el proceso, selecciona Guardar y enviar .

11. Envía la factura al correo electrónico o WhatsApp del cliente, en el campo «Para» se visualiza prellenado con el nombre, apellido y correo electrónico del contacto seleccionado en la elaboración de la factura. Al desplegar el campo, se pueden visualizar y seleccionar los contactos asociados al tercero. 

O puedes crear uno nuevo seleccionando el Más ; este contacto quedará guardado en los contactos del tercero y de inmediato se mostrará en el campo «Para». Después de confirmar la información de envío, haz clic en Enviar .

Importante:

• La opción para el envío por WhatsApp estará habilitada cuando configuras Siigo Pay. 
• En caso de no tener habilitada esta opción, solo tendrás disponible el envío mediante correo electrónico. 

Una vez enviado el correo pertinente, el sistema mostrará una pantalla para el envío mediante WhatsApp, en donde indicas el número de celular al cual quieres realizar el envío, guardarlo como número del cliente para futuros envíos y visualizar una previa del mensaje a enviarse. 

12. Si las facturas electrónicas de venta no han sido aprobadas por la DIAN o están guardadas, solo se mostrará el prefijo y consecutivo del documento; el campo «Fecha» aparecerá como “Fecha y hora comprobante”, sin incluir la firma del proveedor tecnológico. Además, en la parte inferior del documento, se visualizará un mensaje indicando: “Este es un borrador de la factura para fines informativos. No reemplaza la factura de venta ni el documento equivalente”.

13. Una vez que la DIAN apruebe la factura, el documento aparecerá con el formato definido en la configuración, mostrando las columnas definidas y los códigos electrónicos correspondientes.

Importante: en la parte inferior visualizarás la forma de pago y el medio de pago, con la finalidad de cumplir con los requisitos normativos establecidos en la Resolución 165 de 2023 de la DIAN.

• Forma de pago: al seleccionar una forma de pago de inmediato, se mostrará el concepto Contado y al definir una forma de pago “con detalle de vencimiento” aparecerá como Crédito.
• Medio de pago: se mostrará el concepto en la representación gráfica el cual indicará el «Medio de pago D. Electrónico».

14. En la parte superior podrás conocer el estado de la factura electrónica y en qué proceso se encuentra, hasta ser enviada por correo a tu cliente y se habilitan las siguientes opciones:

• Registrar pago : esta opción te permitirá generar un recibo de caja relacionado con la factura, siempre y cuando se encuentre pendiente de pago.
• Eventos de factura : el sistema te mostrará una ventana con el historial de los eventos registrados por el comprador.
• Editar : te redirige a la vista de edición del comprobante y permite hacer cambios. Si la factura es electrónica, no permitirá realizar la edición.
• Cartera : al seleccionar esta opción, puedes consultar los siguientes informes: estado de cuenta, movimiento de cuentas por cobrar y seguimiento de cobranza. 
• Más : te permite realizar las siguientes acciones: aplicar nota crédito, aplicar nota débito (ventas), actualizar el documento electrónico si no cargan con el Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) y QR, ya sea por alguna intermitencia en el sistema o por inconsistencias en la visualización.

También, podrás copiar el enlace de la factura, descargar el XML y actualizar el seguimiento de cobranza, si no se crea automáticamente o se reabre el seguimiento de cobranza terminado de manera automática, esta funcionalidad te permite que se cree y se asigne al tercero relacionado en el documento.

• Documentos relacionados : consulta los documentos vinculados a la factura, como cotización, recibo de caja, nota de crédito, nota débito y ajustes de cartera.

• Descargar e imprimir : visualizarás el documento en pantalla y se descargará el PDF en el computador para enviarlo a impresión.
• Comentarios : podrás enviar al cliente algún comentario relacionado con la factura. Una vez enviado el comentario, el botón cambiará a «Ocultar comentarios».
• Adjuntos : este ícono permite adjuntar hasta 5 archivos a la factura, con un peso máximo de 1MB, en los formatos: xls, xlsx, doc, docx, pdf, jpg, png. También, consultar los documentos que han sido adjuntos, ya sea en la elaboración o desde la configuración.
• Enviar por mail : puedes enviar por correo electrónico la factura al mismo contacto al cual le fue enviada o a otros.

15. La factura electrónica se envía de manera automática de un correo interno de Siigo (facturacion@siigo.com) y cuando el cliente la consulta desde el correo electrónico le aparecerá de esta manera:

Los documentos adjuntos en el e-mail que recibirá el adquiriente serán en formato .zip como lo indica la DIAN, y contendrán la factura en PDF y el formato XML.

Cumpliendo con la normatividad de la Resolución 012 de febrero de 2021 de la DIAN, el nombre del comprimido adjunto llevará las siguientes características:

• z: comprimido.
• Número de Identificación Tributaria (NIT) del facturador electrónico sin Dígito de Verificación (DV), de diez (10) dígitos alineados a la derecha y relleno con ceros a la izquierda.
• Código asignado por la DIAN al PT de tres (3) dígitos.
• Dos (2) últimos dígitos del año calendario.
• Consecutivo del paquete de archivos comprimidos enviados; de ocho (8) dígitos hexadecimales alineados a la derecha y ajustado a la izquierda. (Regla: el consecutivo se iniciará en “00000001” cada primero de enero).

 Al presionar sobre Ver comprobante observarás las siguientes opciones: 

• Reclamar .
• Imprimir .
• Reenviar .
• Comentar .

Cuando haces clic en X Reclamar , se habilitará el siguiente mensaje indicando al adquiriente que es necesario que se comunique con el facturador para comunicarle el motivo y solicitar la respectiva nota crédito.

Importante: 

• Al elaborar la factura electrónica de venta y relacionar bienes y/o servicios exentos de IVA, podrás visualizar el impuesto de IVA 0% de la siguiente manera.

• En caso de que se estén completando los comprobantes y solo te queden diez para terminarlos, se habilitará la opción adquirir documentos para que puedas comprar más comprobantes.

• Al hacer clic en adquirir documentos te llevará a la tienda de Siigo para que puedas comprar más paquetes de facturas.

Con esta información, ya cuentas con lo necesario para elaborar tus facturas electrónicas en Facturación Electrónica PRO.