FACTURACIÓN electrónica pro

Crear un tercero (cliente o proveedor) sirve para identificar a las personas o empresas con las que tu negocio interactúa, permitiéndote registrar operaciones de forma clara y emitir documentos correctamente. Esto es útil porque te ayuda a mantener organizada la información de clientes, proveedores u otros aliados, y asegura que tus procesos administrativos y fiscales cumplan con los requisitos establecidos.

Necesitas crear un tercero cada vez que vayas a generar una factura, registrar un pago, asociar un contacto o gestionar cualquier operación en la que intervenga otra persona o entidad. En esta guía verás cómo ingresar sus datos de manera correcta para que todo quede listo y puedas continuar con tus procesos sin complicaciones.

Para crear terceros, sigue estos pasos:

1. Ingresa por las siguientes rutas:

• Desde el módulo Inicio – Accesos directos – Crea un tercero.

• Haz clic en el botón + Crear – Otros – Clientes, proveedores u otros.

• Ingresa directamente por + Crear  y selecciona la opción Clientes o Proveedores.

2. Selecciona el tipo de tercero a crear, por defecto, la opción Clientes estará marcada; puedes cambiarla si estás creando un proveedor u otro tipo de tercero.

Importante: un solo tercero puede tener varias características, como ser cliente, proveedor u otros al mismo tiempo.

3. Completa los datos básicos de la persona o empresa; los campos con asteriscos (*) son obligatorios como el nombre, número de identificación, razón social y algunos datos son opcionales como el nombre comercial.

Al digitar el tipo de identificación y el número, podrás dar clic en el enlace «Autocompletar datos» y el sistema consultará la información en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y traerá los datos del tercero.

Importante: 

• Si el tercero no está en la DIAN, te aparecerá un mensaje para que diligencies manualmente los datos del tercero.

• Cuando el servicio se encuentre caído por parte de la DIAN, mostrará la siguiente notificación.

4. Agrega los datos para facturación y envío del tercero, como el contacto, correo electrónico y responsabilidades fiscales según el Registro Único Tributario (RUT).

Importante: el campo «código postal» es obligatorio para el manejo de documentos soporte.

5. Desde esta sección registra los contactos adicionales relacionados con el tercero.

6. Relaciona el nombre del vendedor y cobrador, si lo requieres.

7. Este campo de observaciones te permite escribir un comentario sobre el tercero.

8. Una vez digitada la información que te solicita este catálogo, haz clic en el botón Guardar  para almacenar los datos en el sistema.

Importante: para los tipos de identificación Registro civil, Número de Identificación Tributaria (NIT) y Cédula de ciudadanía, el número debe tener entre 3 y 13 dígitos; si ingresas un valor fuera de este rango, el sistema mostrará un mensaje de error.

Para crear los terceros de forma masiva, puedes utilizar la plantilla de Excel disponible en el sistema.

¡Bien hecho! Ahora ya conoces cómo crear tus clientes y proveedores.